Làm thế nào để tạo dựng niềm tin doanh nghiệp?

Lý do rất đơn giản: thứ nhất, niềm tin là yếu tố cần thiết để thu hút khách hàng. Thứ hai, niềm tin giúp xây dựng thương hiệu, và do đó mang lại nhiều giá trị tài chính cho doanh nghiệp. Ngoài ra, khi đã có niềm tin, doanh nghiệp sẽ dễ dàng bắt tay với các đối tác, thu hút nhân tài cũng như các nhà cung cấp có chất lượng.

Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại gặp vấn đề về “niềm tin”?

Ở một góc nhìn khác, “niềm tin” được xây dựng dựa trên 2 nền tảng: tính cách và năng lực. “Tính cách” của một doanh nghiệp cũng giống như sự quan tâm, kết nối và tính minh bạch – do vậy doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ, chứ không chỉ là bán hàng. Họ muốn làm việc với các doanh nghiệp thực sự quan tâm tới khách hàng, chứ không chỉ chăm chăm tập trung vào lợi nhuận.

Khi doanh nghiệp tăng trưởng quá nhanh, tất cả các yếu tố hình thành niềm tin như tính cách, năng lực, quan tâm, kết nối, ổn định, minh bạch đều có thể bị ảnh hưởng. Khi đó, lãnh đạo và nhân viên đều quá tải, doanh nghiệp tuyển dụng nhiều nhân viên mới - những người không có nhiều mối quan hệ sâu sắc với khách hàng như thủa mới thành lập, và sự ổn định về chất lượng dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp lại một lần nữa trở nên mong manh.

Những giá trị như tính minh bạch và sự quan tâm thực sự tới khách hàng cần được hình thành trong nội bộ mỗi doanh nghiệp, và những người chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên cần phải giành thời gian để xây dựng một văn hóa công ty tốt. Nhưng với những giá trị khác – sự ổn định và năng lực – doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài. Điều này không chỉ đúng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đang có mức tăng trưởng nóng, mà còn có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, kể cả những doanh nghiệp mới thành lập.

Năng lực của doanh nghiệp không chỉ là những vấn đề lớn như chất lượng và giá cả, mà còn là khả năng thực hiện tốt những điều tưởng như rất nhỏ nhặt: trả lời điện thoại thay vì mặc kệ cho chuông reo, những yêu cầu của khách hàng đều được chuyển đến đúng người, đúng việc, phản hồi mọi cuộc gọi của khách hàng, và một địa chỉ kinh doanh ở khu vực tốt. Đây là những điều mà các DNVVN có thể không chú tâm tới, nhưng lại có thể vô hình tạo ra những ấn tượng tiêu cực đối với doanh nghiệp bạn.

Đối với các doanh nghiệp đang quá tải, thay vì tự đánh rơi năng lực và tính ổn định, tại sao bạn không nghĩ đến việc thuê ngoài một số đầu việc. Bạn hãy nghĩ tới những công việc hành chính đang làm bạn mất tập trung vào công viêc kinh doanh chủ chốt : thủ tục thuê văn phòng nhiêu khê, trang bị văn phòng, bố trí việc vệ sinh và bảo trì văn phòng, sửa lại máy photocopy khi nó bị hỏng, thuê lễ tân, bảo vệ, trực điện thoại, đồng thời tuân thủ các quy định về an toàn, cháy nổ, y tế v.v…

Nếu có ai đó làm những việc này cho bạn, rõ ràng là bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những công việc kinh doanh cốt lõi: xây dựng năng lực và độ ổn định, nhờ đó nâng cao niềm tin đối với doanh nghiệp của bạn. Đó là lý do tại sao hơn 1.3 triệu khách hàng đã sử dụng các dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng linh hoạt của Regus, trong đó có 4 trung tâm tại Việt Nam. Đối với những vị khách này, được “giải thoát” khỏi việc quản lý văn phòng cũng đồng nghĩa với việc họ sẽ có nhiều thời gian để tập trung vào phát triển doanh nghiệp.

Làm thế nào để tạo dựng niềm tin doanh nghiệp cũng như cho bản thân?

Những quy tắc cơ bản để tạo dựng niềm tin doanh nghiệp cũng có thể được áp dụng để tạo dựng niềm tin cho bản thân: bạn cần phải xây dựng tính cách và năng lực hàng ngày. Lời khuyên của tỷ phú Warren Buffet: chỉ cần 5 phút tồi tệ khi bạn quá tải cũng có thể tạo ra những hệ lụy xấu tới niềm tin và “thương hiệu” cá nhân. Do đó, doanh nghiệp nên nhớ, hữu xạ tự nhiên hương – khi bạn làm tốt, nhiều người sẽ sẵn sàng giới thiệu bạn, nhưng khi bạn làm không tốt, những lời chê bai sẽ lan truyền rất nhanh.

Giải pháp là bạn cần phải quản lý tốt thời gian và cuộc sống của bạn, để bạn có thể tập trung vào công việc và đạt được hiệu quả tốt nhất. Sau đây là một số lời khuyên chân thành: Thứ nhất, đầu tư vào nhân sự để bạn không phải tự tay làm mọi chuyện; Thứ 2, thuê ngoài những đầu việc không cốt lõi, ví dụ như quản lý văn phòng, để bạn và nhân viên của bạn có thể tập trung vào việc chăm sóc khách hàng, nâng cao doanh thu và tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới. Thứ 3, chú trọng vào việc cân bằng công việc và cuộc sống, đồng thời kiểm soát tốt mức độ căng thẳng của bạn; Thứ 4, cắt giảm thời gian di chuyển và các chuyến công tác xa. Bạn có thể làm việc ở  những địa điểm gần nhà, hoặc sử dụng các công nghệ hội đàm qua video thay cho các chuyến công tác nước ngoài, và nhờ vậy dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và công việc.

Tuy niềm tin là một phạm trù khá trừu tượng, nhưng để tạo dựng được nó, bạn hãy bắt đầu từ những điều đơn giản nhất.

Serge Dupaux - Tổng giám đốc Regus Việt Nam